Nombreux sont ceux qui désirent ouvrir leur entreprise de commerce. Toutefois, la majorité d’eux n’a pas d’expérience. L’un des outils indispensables pour comprendre, améliorer la gestion d’une entreprise de commerce est la caisse enregistreuse. Elle remplit différentes fonctions indispensables pour les commerçants. Parmi ces fonctions, on a l’encaissement des fonds de chaque article ou produit vendu.

La Saisie et l’envoi de la commande

C’est la fonction de base de la caisse enregistreuse. Elle permet d’insérer les produits choisis par le client. Une fois inséré, le prix de chaque produit s’affiche selon le modèle de caisse. En restaurant, après la saisie, la commande est envoyée de manière électronique ou manuelle. Par contre, au supermarché la commande est remise manuellement.

Encaissement en espèces, cartes et autres

Il est normal que le client paie après réception de sa commande ou produit. Ce paiement se fait grâce à la clé de la caisse. La caisse étant liée à l’imprimante, le reçu de caisse est aussi créé. Ce reçu contient la liste des articles, le prix de chacun d’eux et le prix total de la facture. La caisse enregistreuse admet plusieurs modes de paiement. Chaque client est libre de choisir parmi les modes disponibles. On distingue le paiement en espèce, par carte bancaire, par chèque, par carte de crédit.

Pour un paiement en espèce, le client remet l’argent au caissier qui s’occupe de l’encaisser et lui donne la monnaie si nécessaire. La majorité des tiroirs-caisses calcule systématiquement la monnaie à rendre. Quant au paiement par carte ou autres moyens, soit le caissier l’encaisse directement dans la caisse comme le cas des chèques, soit il inscrire le montant et le type de paiement dans le tiroir-caisse. Dès qu’il finit son service, il pourra les accepter séparément à l’aide du Terminal de Paiement Électronique (TPE).

Comptabilité journalière, mensuelle et annuelle

La caisse enregistreuse participe à une gestion organisée financière de l’entreprise de commerce. Étant donné qu’elle enregistre toutes les transactions de chaque journée, le gérant peut s’en servir pour faire le point quotidien des ventes. Certains logiciels de caisse peuvent être associés à la caisse enregistreuse.

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Cette liaison permet de faire des rapports sur une longue durée (hebdomadaire, mensuelle, annuelle). Ces rapports sont nécessaires pour la comptabilité ainsi que pour les déclarations d’impôts. L’enregistrement de chaque transaction ou vente permet à l’employeur de comprendre et de connaître le flux de ses ventes ainsi que l’état de son entreprise.

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Fonctions avancées

Quelques-unes des caisses enregistreuses plus avancées offrent des fonctionnalités un peu plus compliquées. Parmi ces fonctions, on peut noter :

• la gestion des heures de travail du personnel,
• le détail des rapports financiers,
• l’établissement de fiches de fidélisation client et
• la personnalisation de l’infrastructure digitale.

Chacune de ces fonctions avancées permet à l’employeur d’avoir une optimisation sur les opérations qui n’existaient pas avant.

Rendre la monnaie

Certaines caisses enregistreuses, comme l’Olympia 911, se lient à un périphérique qui se nomme monnayeur automatique. Ce périphérique lui donne la fonction de l’encaissement et du rendu-monnaie sans que le caissier soit obligé de manipuler l’argent de ses mains.